عندما تتعمق في معنى كملة “نجاح” ستجد أنها ببساطة المتابعة حتى الإنجاز – أف. دبليو. نيكول

تابع عملك
“يفشل أكثر الرجال بسبب عدم إصرارهم على وضع خطط جديدة لتحل محل الخطط الفاشلة”.
هذا هو أساس العمل. اعرف ما تريد، ثم خطط لتحقيقه، ثم نفذ الخطط التي وضعتها. وتابعها حتى الإنجاز، أو ضع خططاً جديدة لإنجازها. ثم تابع تنفيذ الخطط الجديدة حتى تحقق ما تريد. إن جودة العمل الذي ستقوم به في التنفيذ يعتمد على مدى جودة تنظيمك.

انشغال الفكر والوقت
هل لاحظت يوماً ما أن قيادتك السيارة إلى أي مكان قد تبدو في المرة الأولى أطول منها في المرة الثانية أو الثالثة؟ وهل فكرت في السبب؟ عندما تقود سيارتك إلى مكان ما لأول مرة فإنك تميل إلى الحذر والانتباه في أثناء الطريق. أما إذا ذهبت إلى المكان ذاته عدة مرات، فإنك تقود سيارتك إلى المكان ولاتكاد تفكر بالعلامات التي أصبحت معروفة بالنسبة لك. تركب سيارتك ولا تجد نفسك إلا هناك! فالإحساس بالوقت لا علاقة له تقريباً بسرعة السيارة التي تقودها، بل يتعلق أكثر بما يتركز عليه انتباهك.
عندما تكون مشغولاً يمر الوقت بسرعة. لا بد أنك لاحظت أنك تبدأ يومك في العمل لتكتشف أن وقت الغداء قد حان، وتتساءل: أين ذهبت الفترة الصباحية وماذا أنجزت؟
أنا مقتنع أن هذا الانشغال الدائم وغير المنتج بجميع الأشياء التي يجب علينا فعلها هو أكبر مضيع للوقت والجهد، وأكبر عائق أمام الإنتاجية الفردية، وهو الشيء الذي نستطيع جميعاً التصرف حياله لنتمكن فعلياً من السيطرة على أوقاتنا وأعمالنا وبالتالي حياتنا.

ضع أنظمة متابعة فعالة موضع التنفيذ
إن امتلاكك لنظام وأداة بسيطة تذكرك بما يتوجب عليك فعله، مما يمكنك من التغلب على هذه المشاكل والانتقال لتنفيذ الأعمال الأكثر أهمية بالنسبة لك.

المذكرات
إن وجود نظام مذكرات فعال يساعدك على:
* تذكر المهام المستقبلية.
* تدوين المواعيد.
* كتابة قوائم الأشياء التي ستعملها أو التخطيط للأسبوع القادم.
* تدوين تواريخ الإنتهاء الهامة.
* العمل بطريقة عكسية من تواريخ الانتهاء ووضع المعلومات الأساسية.
* تذكرك بالأحداث المتكررة مثل تواريخ الميلاد، والعطل، والمناسبات، وغيرها من التواريخ الخاصة في حياتك.
* كتابة ملاحظات من الاجتماعات التي تحضرها.
* تسجيل العناوين وأرقام الهواتف.
* توفير معلومات عامة؛ مثل مناطق التوقيت العالمية، ومفاتيح المناطق بالنسبة للهاتف والرموز البريدية.
* تخصيص أوقات لعملك المجدول.
* جدولة النشاطات المتكررة؛ مثل الاجتماع الأسبوعي للموظفين، معالجة البريد الإلكتروني والأعمال المكتبية.
* تسجيل المعلومات الشخصية مثل رخصة القيادة، ورقم سجل السيارة وغيرها.
* تنظيم النشاطات حسب الغايات والأهداف.

الحلول الإلكترونية والمتابعة حتى الإنجاز
إن الاستفادة من مفكرتك بشكل أفضل أو تحديثها إلى أخرى أكبر منها هي عملية تحسين بسيطة لإجراء بسيط قد يكون قيد الاستخدام.

التفويض

المفوض الفعال
1- يحدد الشخص الصحيح لتنفيذ العمل.
2- يفوض شخصاً الآن ويمنحه وقتاً مناسباً لإنهاء العمل.
3- يحدد له الأهداف بوضوح.
4- يوفر له جميع المعلومات الضرورية لإنهاء المهمة.
5- يتأكد من فهم الموظفين للمهمة قبل اتخاذ أي إجراء.
6- يحدد وقتاً معيناً لإنهاء المهمة.
7- يشجع خطط المشاريع المكتوبة.
8- يتابع تقدم العمل بانتظام.
9- بابه مفتوح للمراجعة والاستفسار.
10- يتحمل المسؤولية ولكنه يثني على الشخص الذي ينجز العمل.
11- يساعد الموظفين في الترقية لمناصب أعلى بتحميلهم مسؤوليات جديدة. المفوض غير الفعال
1- يوزع حجم العمل عشوائياً.
2- يُفوض قُبيل تاريخ الانتهاء مما يسبب أزمة.
3. لا ينقل صورة واضحة للنتائج المتوقعة.
4. يصدر تعليمات قليلة وسريعة.
5. يفوض بشكل يسبب سوء الفهم.
6. يسأل عن كل شيء بأسرع وقت ممكن.
7. يأمل أن يكون الموظفون قد طوروا طريقة فعالة للتعامل مع المهمة.
8. لا يتبع طريقة رسمية منظمة في المراجعة.
9. يتدخل في كيفية تنفيذ العمل.
10. يلوم الآخرين عند الفشل في تحقيق النتائج ولكنه يفوز بالثناء في حال تحقيق النتائج.
11. لا يفوض غيره، وبدلاً من ذلك يتمسك بالمهمة ويتصرف بضيق.

استثناءات هذه القاعدة
قد يكون من المحبط جداً متابعة ما فعله الآخرون. في الناحية الأخرى إذا لم تتابع عمل موظفيك، فهذا يعني في غالب الأحيان الفشل. إن كيفية إعطاء العمل للآخرين لتنفيذه يمكن أن يؤثر على النتائج.
أنا أستخدم قانوناً قديماً. عندما تريد إنجاز شيء، أعطه لشخص مشغول. فالأشخاص الخاملون يبقون كذلك عند إعطائهم أشياء لتنفيذها.

اعمل نسخاً احتياطية لأنظمتك
إذا كنت عرضة للنسيان، عليك التأكد من عمل نُسخ احتياطية لنظام مذكراتك بحيث تكون متوفرة عند الحاجة.

اجعل المتابعة جزءاً من العمل
إذا تعلمت كيفية التعرف على الأدوات الموجودة لتسهيل عملية المتابعة والمتابعة حتى الإنجاز، وجعل هذه الأدوات جزءاً فعالاً في العمل، فهذا يعني أنك تسير على طريق الإصرار على النجاح.

تابع
1- إن مدى نجاحك وفعاليتك يعتمدان بشكل أساس على مدى التزامك بما تحاول إنجازه – بمعنى آخر- كيفية المتابعة والمتابعة حتى الإنجاز التي تقوم بها. فالأشياء التي تحدث لأنك تُحدثها، أو يجب أن تُصر حتى تُحدثها.
2- استخدم أنظمة مفكرات بسيطة وسهلة الاستعمال تمكنك من التغلب على المشاكل وتسمح لك بالانتقال إلى عملك الأهم. إذا كان لديك كومة من الأوراق على مكتبك فميِّز المهام التي ينبغي عليك تنفيذها، وتخلص من هذه الفوضى بجدولة العمل في المذكرة ووضع الأوراق في ملف الملاحظات. في التاريخ المناسب ستجد الأوراق أمامك لتذكرك بالهمة التي يجب تنفيذها، وبهذا تكون قد خصصت وقتاً لتنفيذ هذه المهمة.
3- تخلص من حجم العمل للمذكرات المتعددة بوضع كل شيء في سجل. استخدم هذا السجل يومياً ليصبح عادة عندك، وستحافظ على مكتبك نظيفاً في الوقت ذاته. استخدم السجل عندما تتذكر شيئاً تريد أن تفعله وتحتاج إلى كتابة ملاحظة في مكان ما. استخدم السجل لمتابعة الطلبات الشفوية المتعلقة بعمل الأشياء. أرِّخ كل مهمة تريد إنجازها واشطبها عند الانتهاء منها. يعمل السجل عمل المذكرة ونظام المتابعة (اثنين في واحد)، بتذكيرك بفعل الأشياء وتحديد المهام المكتملة.
4- استخدم نظام مذكرة يسمح لك بالتخطيط لكامل الأسبوع في وقت واحد هذا يعزز احتمال التخطيط لأسبوع وعلى أساس أسبوعي، ويزيد من فرص نجاحك في جدولة أعمالك وفي إنجازها.
5- تعلم ألا تحد من استخدامات نظام المذكرة. إن الأشخاص لا يستخدمون نظام المذكرة بشكل كامل في الغالب. إن القليل من الخيال مضافاً إليه عملية المحاولة والخطأ يكشف لك قدرات المتابعة والمتابعة التي لم تكن تتوقعها.
6- لا تتجاهل الحلول الإلكترونية لمشاكلك. فأنظمة المذكرات الإلكترونية اليدوية متوفرة ليست بأكبر ولا أثقل من المنظمات اليومية أو غيرها من أنظمة المذكرات التي تستطيع تزويدك بكم هائل من المعلومات. وتشير الدلائل إلى أن هذه الأنظمة ستزداد شهرتها وتمثل بالتأكيد تحدياً للأنظمة الورقية من حيث التفوق (والشهرة) في المستقبل.
7- التفويض أمر أساس في تحديد مدى فعاليتك في العمل. كذلك فإن جودة عملك تعتمد على مدى قدرتك على التفويض بشكل مناسب. فوض بشكل مناسب وستضاعف النتائج. تذكر أنك عندما تفوض شخصاً للقيام بعمل ما، فأنت تُعيِّنه لإنجاز هذه المهمة وتخوله صلاحية ذلك. أنت لا تحمله المسؤولية عن تنفيذ هذه المهمة لأنك تبقى مسئولاً عن ذلك.
8- اجعل المتابعة والمتابعة حتى الإنجاز جزءاً من العمل. تستطيع فعل ذلك عن طريق إضافتها كجزء من عملية المراجعة الأسبوعية خلال اجتماعاتك المنتظمة مع موظفيك. تذكر- أيضاً – أن هذه الاجتماعات الأسبوعية هي بالنسبة لموظفيك وقتاً مناسباً للمتابعة حتى الإنجاز في كلا الاتجاهين، تصبح هذه الاجتماعات معتمدة عليها ووقتاً مفيداً يساعد الجميع على إنجاز أعمالهم بفاعلية أكبر وبشكل أفضل.