يعتبر الإعداد للحفلات أو الولائم الرسمية وتنفيذها من الأمور الحيوية والهامة والأساسية لرجل المراسم أو العلاقات العامة بصفة عامة، ويتطلب
الإعداد والتخطيط لها جهداً ودراسة تنعكس في النهاية حصيلتها على نجاح الحفل أو المأدبة الرسمية.
ونعرض أهم النقاط الرئيسية التي يعتمد عليها التخطيط للحفل أو الوليمة الرسمية، وذلك على النحو التالي:
اولاً: الأرشيف.
ثانياً: إعداد قائمة المدعويين.
ثالثاً: بطاقات الدعوة.
الصنع الجيد للانطباع الأول.
توقيت إرسال بطاقة الدعوة إلى المدعويين.
وتوجد مجموعة من العناصر تعتبر من المقومات الضرورية والأساسية التي تتضمنها بطاقة الدعوة، وذلك على النحو التالي:
1- اسم المنظمة.
2- جملة ترحيب.
3- نوعية الحفل.
4- الغرض من الحفل.
5- تحديد اليوم، التاريخ، والشهر.
6- الساعة.
7- المكان.
8- إرشادات الاعتذار.
9- تفاصيل خاصة.
رابعاً: قائمة الطعام:
تتطلب الولائم الرسمية في المناسبات والحفلات الكبرى ضرورة وجود قائمة للطعام الذي سيقدم في الوليمة (عشاء أو غذاء ) إذا كانت المأدبة جلوساً، وتوضع عادة على يسار طبق الطعام.
وتجدر الإشارة إلى ضرورة الاهتمام بأناقة نوع الورق، والطباعة بالنسبة لقائمة الطعام، ويمكن إحاطتها بالزخارف، وشعار المنظمة الداعية.
وتطبع قائمة الطعام باللغة العربية إذا كان جميع المدعوين يتحدثون العربية، أما إذا كان من بين المدعوين بعض الأجانب، فمن الضروري أن تكتب القائمة بطريقة مزدوجة أي باللغة العربية وما يقابلها بالفرنسية أو الإنجليزية.
ويمكن في بعض الأحوال كتابة اسم المدعو على قائمة الطعام، ويعتبر ذلك أحد وسائل إرشاد المدعو إلى مكان جلوسه، وقد يحتفظ بعض المدعوين بهذه القائمة على سبيل التذكار خاصة إذا كان إخراجها وشكلها أنيق.
ويمكن أن تتضمن قائمة الطعام في المآدب الجالسة ما يلي:
1- المشهيات وتقدم كأول طبق.
2- الحساء.
3- السمك.
4- اللحوم أو الطيور مع الخضروات.
5- السلاطة.
6- الحلوى والمثلجات.
7- الجبن.
8- الفاكهة.
وقد جرت العادة في المآدب الرسمية على الاكتفاء بتقديم البنود 2،3،4،5،6.
خامساً: الخدمة في الحفلات والمآدب:
يختلف نوع الخدمة باختلاف نوع الحفل ففي حفلات الاستقبال يتم تخصيص جانب من المكان لتقديم المشروبات، ويقوم طاقم الخدمة بالمرور على المدعوين بصواني المشروبات، وصواني المشهيات الخفيفة، ويكون الجميع وقوفاً، ويتم تخصيص مقاعد متناثرة على جانبي القاعة تكفي لحوالي ثلث المدعوين، وتخصص لبعض كبار السن من المدعوين.